Grundsätzlich sind Dienstreisen bzw. betrieblich motivierte Reisen steuerlich absetzbar. Darunter sind etwa die tatsächlichen Fahrt- und Reisekosten (Zugticket, Flugticket, Taxirechnungen, Treibstoff, Hotelrechnung, etc.), Kilometergeld oder Tag- und Nachtgelder zu verstehen.
Im Inland können für den Mehrbedarf an Verpflegungskosten nur dann Tagesgelder geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise über 25 Kilometer hinausgeht und zumindest drei Stunden dauert. Für jede angefangene Stunde können 2,20 Euro verrechnet werden, maximal jedoch nur 26,40 Euro. Wird man zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, sind vom Taggeld pro Mahlzeit 13,20 Euro abzuziehen.
Reisekösten und Nächtigung
Für Nächtigungen kann ein Nächtigungsgeld von 15,00 Euro in Rechnung gestellt werden. Die Auslandtagesgelder richten sich nach dem Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete und variieren je nach Land. Man sollte unbedingt darauf achten, dass durch häufiges Reisen an denselben Ort kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. In diesem Fall können keine Tagesdiäten angesetzt werden.
Reisenkosten und Kilomentergeld
Das amtliche Kilometergeld beträgt für einen PKW EUR 0,42 Euro pro Kilometer und gilt Treibstoff, Absetzung für Abnutzung, laufenden Service, Reparaturkosten, Steuern, Parkgebühren, etc. ab. Wenn ein Kfz zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, dann gehört es zum Betriebsvermögen und es können nur die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. In diesem Fall kann man kein Kilometergeld ansetzen.
Wird das Kfz allerdings nicht überwiegend betrieblich genutzt, hat man die Wahl und sollte die steuerlich günstigere Variante wählen. Grundsätzlich sind bei teuren Kfz mit hohem Treibstoff Verbrauch und Servicekosten die tatsächlichen Kosten höher als das Kilometergeld, da dieses nicht zwischen teuren und billigen Fahrzeugen unterscheidet und lediglich einen Durchschnittswert ansetzt. Umgekehrt gilt aber natürlich, dass es bei Benutzung eines kleinen und sparsamen Fahrzeugs ratsamer ist, das Kilometergeld anzusetzen.
