Vorsicht beim Frühjahrsputz Belege nicht vorschnell vernichten

Mit Anfang Frühling kommt für viele der Zeitpunkt, alte Belege, Quittungen und Rechnungen auszusortieren. Um wichtige Belege griffbereit zu haben und Platz für neue Unterlagen zu schaffen, müssen Schreibtisch und Ablage jedenfalls immer wieder ausgemistet werden. Aber vorsicht: Wer sich hier zu früh von wichtigen Belegen trennt, dem drohen später womöglich erhebliche Nachteile. Dabei bestehen – außer für steuerlich relevante Belege und bestimmte Immobiliengeschäfte – in Österreich zwar keinerlei gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Bei vielen Dokumenten könnte es jedoch erheblichen Aufwand verursachen oder die eigene Rechtsposition schwächen, sollten sie im Bedarfsfall nicht mehr verfügbar sein.

So sollten nicht nur wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, Taufschein, Staatsbürgerschaftsnachweis und Heiratsurkunde lebenslang aufgehoben werden, sondern auch eine Reihe weiterer Dokumente. Um bei einem Arbeitgeberwechsel einen lückenlosen Lebenslauf vorweisen zu können. Auch für die Pensionsberechnung sollten Gehaltszettel, Arbeitsverträge, Sozialversicherungs- und Arbeitslosengeldnachweise sowie die Auskünfte des Sozialversicherungsträgers über Pensionsversicherungszeiten bis zur ersten Pensionszahlung aufgehoben werden. Möglichst lange sollten zudem medizinische Befunde, Röntgenbilder und sonstige Krankengeschichten aufgehoben werden, etwa weil es irgendwann interessant sein könnte, wann eine bestimmte Erkrankung erstmals diagnostiziert wurde. Das trifft besonders Dokumente von niedergelassenen Ärzten, die – im Gegensatz zur 30-jährigen Aufbewahrungspflicht von Krankenanstalten – Befunde nur zehn Jahre aufbewahren müssen. Sind die Dokumente noch vorhanden, hat die Patientin jedenfalls das Recht auf eine Kopie der eigenen Befunde, wofür jedoch erhebliche Kosten verrechnet werden können. 30 Jahre lang aufgehoben werden sollten zudem Schriftstücke und Prozessakten zu Gerichturteile. Denn das Recht, diese durchzusetzen verjährt erst nach diesem Zeitraum.

Ebenfalls nicht schaden wird es, Bankunterlagen wie Kreditverträge und Kreditabrechnungen dauerhaft aufzuheben. Ebenso alle Unterlagen zum Hausbau oder der Wohnung, die jedenfalls solange aufbewahrt werden sollten, so lange das Objekt genutzt wird beziehungsweise Sie Eigentümer des Objekts sind. Das gilt auch für Quittungen von teureren Anschaffungen wie Schmuck, Kunstgegenständen oder wertvollen Möbeln von denen zudem auch Fotos gemacht werden sollten. Das wird sich jedenfalls lohnen, sofern ein von einer Versicherung gedeckter Schadensfall auftritt, wobei auch Versicherungsverträge und Versicherungspolizzen zu den Dokumenten zählen, die jedenfalls bis zu deren Auszahlung oder so lange aufgehoben werden sollten, so lange Ansprüche aus der Versicherung denkbar sind - was bei einigen Versicherungen auch über das Ende der Versicherungslaufzeit hinaus möglich ist.

Belege und Rechnungen die in die Steuererklärung oder Arbeitnehmerveranlagungen eingeflossen sind, müssen hingegen mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden, wobei kein Wahlrecht besteht und das Finanzamt sehr unangenehm werden kann, können die Belege bei einer Prüfung nicht vorgelegt werden. Immerhin ist bei der Arbeitnehmerveranlagung die Chance geprüft zu werden eher gering, während auch viele Freiberufler ihr gesamtes Berufsleben lang keiner einzigen Steuerprüfung unterworfen wurden.

TIPP: Entsorgen Sie Gebrauchsanweisungen von Geräten immer erst mit diesen zusammen.

Bei so gut wie allen Gebrauchsgütern werden über die gesetzliche Gewährleistungsfrist von zwei Jahren für bewegliche und drei Jahren für unbewegliche Güter hinaus auch frei vereinbarte Garantien angeboten, weshalb Rechnungen und Kassenbelegen grundsätzlich drei Jahre lang aufbewahrt werden sollten. Weil bei Schäden die Verjährungsfrist zudem erst nach Kenntnis von Schaden und Schädiger zu laufen beginnt, kann es besonders bei höherwertigen Produkten laut Arbeiterkammer sinnvoll sein, manche Belege noch wesentlich länger als drei Jahre aufzubewahren.

TIPP: Belege die auf Wärmepapier gedruckt sind, verblassen mit der Zeit. Diese Belege sollten Sie auch als Kopie auf normalem Papier aufbewahren.